Le démarrage comme travailleur·se autonome est toujours un mélange entre l’excitation et le stress. Il faut faire tellement de choses en même temps ou au moins penser à un tas de choses auxquelles on n’a pas l’habitude.
Cet article va te donner des pistes de blocs de travail à faire pour ne rien oublier quand tu te lances à ton compte. Respire et prends une bouchée à la fois comme on dit.
Bonne lecture !
Quelles sont les étapes à réaliser pour bien se lancer comme travailleur·se autonome ?
Chaque travailleur·se autonome a réalisé son démarrage à sa façon, ce que je te partage ici ce n’est que mon humble avis de segmentation de tâches à faire pour se lancer à son compte.
- Plan d’affaires avec étude de marché
- Mise en place de la structure : compte bancaire, incorporation, comptable, taxes, registraire, contrats, etc.
- Outils promotionnels : image de marque, site Internet, outils promotionnels, etc.
- Lieux pour se faire connaitre : réseaux sociaux, réseautage, ordres, sites annonces, etc.
- Briser ton isolement : pour y arriver sur la durée.
1. Faire son étude de marché et son plan d’affaires
Pourquoi est-il si important de faire une étude de marché même quand on est travailleur·se autonome ?
Eh bien, comme tu pourras le lire en détails dans les deux anciens articles de la section Développement d’affaires du blogue, le plan d’affaires et son étude de marché vont te faire analyser la situation actuelle (compétiteurs, clientèle cible, etc.). De ce portrait découlera ton plan d’actions et donc la direction que ton entreprise et toi prendrez pour vous déployer. Le but de tout ceci est de t’éviter de mettre ton énergie au mauvais endroit.
Sois rassuré·e, tu feras toi aussi des choix qui ne t’apporteront pas nécessairement de chiffre d’affaires, on fait tous des apprentissages sur le chemin. L’important est que tu apprennes ce que cette expérience a à t’offrir.
Si tu ne veux pas faire toute la rédaction d’un plan d’affaires, rempli alors le Canevas pour te poser les bonnes questions avant de commencer à prendre une direction. Comme photographe, ça m’a permis de changer royalement de chemin puisque je voulais faire des photos artistiques (expositions dans les musées) et finalement je suis devenue photographe corporatif et boudoir.
Ça m’a aidé à remettre en question l’image que je me faisais de ce domaine pour en choisir un qui me correspondait beaucoup mieux.
Plan d’affaires
Plan financier
2. Mettre en place sa structure d’entreprise : contrats, taxes…
La structure de l’entreprise en démarrage compte 5 pôles importants.
- Avoir un contrat entre son client et soi
- Comptabilité : faire l’administratif soi-même ou déléguer ?
- Ouvrir un compte à la banque
- Adhérer à un ordre ou un regroupement
- Assurances : laquelle me faut-il ?
Je te les ai mis dans la check-list ci-contre que tu peux télécharger gratuitement en cliquant sur l’image, elle t’aidera à avancer.
Contrat : une entente harmonieuse avec ses clients
Pour t’assurer que ta ou ton client·e et toi soyez sur la même longueur d’onde, je te conseilles fortement d’avoir un contrat qui vous lie tous les deux et qui donne les règles entourant votre entente.
L’idéal est de contacter un·e avocat·e pour faire un contrat personnalisé. Combien coûte un contrat fait part un·e avocat·e ? Ça varie du contrat et des éléments à intégrer. Il faut compter entre 500$ et 1 000$ en moyenne.
Sur Internet, tu trouveras des modèles gratuits ou à acheter, plus ou moins personnalisé. De toutes façons, tu devrais le personnaliser pour qu’il colle à ta réalité et à la relation que tu souhaites avoir avec tes client·e·s.
Comptabilité : faut-il obligatoirement passer par un·e comptable ?
En fonction de ton statut
Tu sais maintenant quel statut tu auras : travailleur·se autonome, incorporation, etc. Tu dois donc choisir si c’est toi qui fais toutes les démarches ou si tu t’adresses à un·e comptable.
Si tu es travailleur·se autonome, tu peux tout faire toi-même, ce n’est pas bien compliqué. Si tu t’incorpores, tu es obligé de passer par un·e notaire. Ma comptable et son notaire se sont occupés de tout : enregistrement du nom de l’entreprise, inscription aux taxes et auprès du gouvernement (clicSÉQUR Entreprise), création du livre de l’entreprise et de m’envoyer le tout par courriel d’abord puis par la poste pour le livre de l’entreprise. En une semaine tout était fait !
Si tu souhaites rester travailleur·se autonome, j’ajouterai une petite nuance au niveau du Registraire des entreprises :
- Pas obligé de m’inscrire au Registraire puisque j’utilise mon nom : Marie Deschene, photographe
- Obligation de m’inscrire au Registraire puisque c’est un nom inventé : Pakolla
Précision : le Registraire nous oblige à ajouter une dénomination à côté du nom inventé : Pakolla photographes. Mais je peux utiliser seulement Pakolla dans la vie de l’entreprise.
Inscription aux taxes
L’inscription aux taxes auprès de Revenu Québec est simple, tu peux le faire en ligne ou les appeler directement : Comment s’inscrire aux taxes
Attention : Tu es obligé·e de t’inscrire à partir de 30 000$ de ventes sur 4 trimestres consécutifs (pas nécessairement l’année fiscale). Il faut que tu t’y prennes un peu d’avance, car sinon tu pourrais devoir faire payer les taxes à tes clients du mois précédent lorsque tu t’inscris.
Côté positif : Tu pourras réclamer les taxes que tu payes dans tes dépenses utiles au fonctionnement de ton entreprise.
Système comptable
Il existe une multitude de logiciels pour faire la comptabilité de ton entreprise (Fichier Excel, QuickBooks, Kiwili, Sage, etc.). Tu trouveras ce comparatif dans notre boîte à outils.
Tu ne devrais pas regarder uniquement le prix car certain ne permettent pas de faire des ajustements comptables comme passer une facture impayée en perte. Bref, nous avons hâte de t’en parler plus en détails dans la boîte d’ada !
Ouverture de comptes bancaires quand on est travailleur·se autonome
Séparer ton compte perso du pro : En plus d’être un bon moyen de gérer ton argent, c’est aussi beaucoup plus facile si tu as une vérification de distinguer tes entrées et sorties d’argent d’entreprise si ce n’est pas au milieu de transactions personnelles.
Dans une capsule, Ariane Desharnais, conseillère en placement, t’expliquait pourquoi avoir un compte professionnel séparé du personnel lorsque tu es travailleur·se autonome. J’ajouterai qu’il est pertinent d’avoir 3 comptes pour ton entreprise :
- 1 compte courant pour les transactions de tous les jours de l’entreprise.
- 2 comptes d’épargne pour t’assurer d’avoir les fonds à la fin de l’année pour payer tes dûs.
- Impôts : je mets 30% de chaque facture dans ce compte pour avoir de quoi payer mes impôts en fin d’année.
- TPS/TVQ : tu devras rembourser les taxes perçues alors autant mettre cet argent de côté tout de suite.
Demande également une carte bancaire pour faire tes achats d’entreprise !
Si tu es incorporé·e, la question ne se pose pas, tu es obligé·e d’ouvrir un compte entreprise puisque légalement c’est devenu une personne morale.
Adhésion à un ordre professionnel ou un regroupement d’affaires
Parfois ta profession t’oblige à adhérer à un ordre professionnel, parfois c’est un choix. Dans tous les cas, renseigne-toi pour savoir si tu as des assurances ou des rabais sur certains services qui pourraient t’être utiles.
Assurances : faut-il vraiment en prendre une ? Oui ? Laquelle ?
Erreurs et omissions / Responsabilité professionnelle
Encore une fois, si tu fais partie d’un ordre alors contacte-les afin de connaître ce qui existe pour toi.
Pour celles et ceux qui offrent des services, il est important de souscrire une assurance responsabilité professionnelle ou “erreurs et omissions”. Je te mets l’explication très claire de HUB ci-dessous.
L’assurance erreurs et omissions (E&O) vous protège contre les erreurs que vous commettez lorsque vous fournissez un service professionnel à vos clients. Également connue sous le nom d’assurance responsabilité professionnelle, l’assurance erreurs et omissions couvre les frais de défense, le jugement, les règlements et les amendes ou pénalités résultant d’allégations de fausse déclaration, de manquement aux services professionnels, de pratiques commerciales répréhensibles, de conseils trompeurs et de conflits d’intérêts.
Source : HUB
Assurance invalidité (salaire)
C’est l’assurance qui te donnera un salaire si tu es dans l’incapacité d’aller te chercher des contrats. L’idéal c’est de la prendre lorsque tu es encore employé·e, car le montant qui te sera versé sera basé sur ton salaire. Tu peux lire l’article à ce sujet avec une vidéo de Josée Mainville, La Madame des assurances à la fin.
3. Avoir des outils promotionnels : site Internet, etc.
Image de marque : bien plus qu’un simple logo !
Ton image de marque est importante dans le sens où elle te rendra reconnaissable auprès de tes client·e·s et prospect·e·s. Elle dégagera aussi certaines valeurs et compétences. Tu peux choisir de le faire toi-même ou de prendre un·e designer graphique pour le faire.
J’avais fait moi-même la première image d’ada, l’académie des autonomes. Je manquais de budget et ne savais pas encore exactement dans quelle direction aller. Après un peu plus d’un an, c’est une nouvelle image qui a été réalisé en collaboration avec Amanda de l’Agence Ama et une designer graphique avec qui elle collabore.
Marie
Cette seconde image de marque est plus jeune, dynamique et en lien avec les valeurs d’ada.
L’image se poursuit sur les réseaux sociaux, il est donc important de garder les mêmes couleurs et polices. Voici un exemple du type de publications que l’on retrouve dans le groupe Facebook d’entraide pour travailleur·se·s autonomes.
Cartes d’affaires et autres dépliants pour te présenter à tes prospect·e·s
Ça se poursuit également dans les dépliants qui sont envoyés aux prospect·e·s par courriel. Évite de mettre des prix sur pour ne pas avoir à les réimprimer ou les refaire (PDF) à chaque fois. Sur les documents de présentation en PDF, j’inclus toujours les liens, comme ça la personne accède directement à la page qui l’intéresse.
Les cartes d’affaires sont évidemment faites en suivant les mêmes directives. C’est dépassé les cartes d’affaires ? Je te dirai, ça dépend à qui tu t’adresses. Mais surtout, je te répondrai ça dépend des cartes d’affaires !
J’ai découvert ces cartes d’affaires qui ne sont pas à distribuer, mais à simplement présenter. Lorsqu’on me demande mes coordonnées, je présente le verso avec son QR code. Ainsi, même si mes coordonnées changent je n’ai pas changer de carte, simplement à modifier les informations présentes sur la page qui s’affiche.
La mienne a été faite par V1CE en bambou, mais je sais qu’il existe aussi OVOU.
Tu l’auras compris, l’important est qu’il y ait une cohérence dans l’ensemble de tes communications afin d’être facilement reconnaissable.
Avoir un site Internet est un incontournable en 2020, mais quelle plateforme choisir ?
Il est maintenant temps de présenter ton entreprise. Tu te demandes sûrement quelle plateforme choisir, il en existe tellement ! Sache que la première version du site d’ada, académie des autonomes a été créée sous Jimdo, puis maintenant sous WordPress.org. Pourquoi avoir changé après seulement 1 an ? Le site était sous Jimdo et la boîte à outils était sous Kartra. J’ai donc voulu simplifier l’utilisation et tout ramener sous une même plateforme. WordPress.org me permettant de faire tout ce que je souhaitais, c’est l’outil que j’ai choisi.
Il existe plein d’autres outils. Pour t’aider à faire ton choix, j’ai demandé à ma spécialiste SEO (référencement naturel) de chez E-cime, Elisabeth Deschene (eh oui, c’est ma mère !) d’évaluer le code des différentes plateformes.
Pourquoi évaluer le code qui se cache en arrière ? Tout simplement parce que c’est la seule chose que tu ne peux pas changer sur ton site (quand tu n’es pas développeur·se) et pourtant ça a un impact important sur ton positionnement dans les requêtes sur les moteurs de recherches. C’est également important pour l’expérience client car il se pourrait aussi que ça ralentisse le site.
Le document Excel complet, qui comporte une seconde feuille pour comparer les fonctionnalités des plateformes nommées dans la première (voir image ci-dessus), se trouve dans la boîte à outils pour travailleur·se·s autonomes. Dans la page consacrée à la création de son site Internet soi-même, il est également question de : SEO, RGPD, tailles et poids d’images, politiques de confidentialité…
Après avoir choisi un site dont le code est “Bien”, tu peux t’attarder aux fonctionnalités dont tu as besoin pour présenter ton entreprise :
- vas-tu faire de la vente en ligne ou pas ?
- vas-tu mettre des vidéos (bande passante) ?
- etc.
Ensuite, la plupart des plateformes (pour ne pas dire toutes) ont des vidéos explicatives ou du soutien par chat ou courriel. Le nerf de la guerre est vraiment sur le fait de choisir le bon outil pour les besoins de ton entreprise sur le long terme.
4. Où s’afficher pour trouver des contrats
Après il faut évidemment se faire connaître car comme dirait ma mère : “Si tu as une belle vitrine, mais que personne ne la voit, ça ne sert pas à grand chose !” Elle disait surtout ça pour me faire comprendre l’importance du SEO (référencement naturel = être trouvé par les moteurs de recherche), mais c’est valable de façon générale.
Tu peux te faire voir de plusieurs façons, comme en :
- t’associant à d’autres solopreneurs complémentaires à ton offre pour vous référer des clients ;
- faisant du réseautage ;
- étant membre d’un ordre ;
- t’inscrivant sur des sites de répertoires : PanierBleu, Pages jaunes, etc. ;
- participant à des événements : marchés, congrés, salons…
Tu dois aller là où est ton client, tout simplement !
5. Briser son isolement de solopreneur·e pour tenir sur la durée
Trouve un groupe dans lequel tu te sens bien et stimulé·e, un parmi lequel tu veux grandir comme travailleur·se autonome et comme personne. Ça peut être dans un groupe virtuel ou physique, ça peut être dans un groupe de réseautage ou simplement sur les réseaux sociaux.
L’important c’est que tu puisses partager avec les autres, te sentir moins seul·e afin de continuer comme solopreneur·e sur le long terme. Rejoins-nous ! Nous t’accueillerons avec plaisir !
J’espère que cet article a répondu à tes questions et que tu sais plus par où commencer comme travailleur·se autonome. Dans tous les cas, respire et vas-y une étape à la fois. Dis-nous en commentaire là où tu es rendu dans ton développement ou ce qui t’a été utile lors de ton démarrage.
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